Informacja o ochronie danych kandydatów do pracy

Data wejścia w życie: 1 maja 2020 r.

Celem niniejszej Informacji o ochronie danych kandydatów do pracy jest udostępnienie osobom ubiegającym się o pracę w naszej grupie spółek informacji dotyczących przetwarzania i ochrony ich danych osobowych. Niniejsza Informacja zawiera ogólny opis przetwarzania danych osobowych. Z tego względu szczegółowe informacje w niniejszym dokumencie mogą nie mieć zastosowania do niektórych poszczególnych przypadków. Zasadniczo przetwarzamy podstawowe dane osobowe kandydatów, np. dane kontaktowe oraz informacje o edukacji i doświadczeniu zawodowym, w celu przeprowadzenia rekrutacji. Do przetwarzania danych osobowych używamy technologii sztucznej inteligencji (SI).

NINIEJSZY DOKUMENT JEST TŁUMACZENIEM. W RAZIE JAKICHKOLWIEK ROZBIEŻNOŚCI ANGIELSKA WERSJA NINIEJSZEJ INFORMACJI POSIADA MOC ROZSTRZYGAJĄCĄ.

Jakie dane osobowe kandydata są przetwarzane?

  • Podstawowe dane personalne;
  • Dane kontaktowe;
  • Zgoda przekazana nam przez kandydata;
  • Informacje na temat edukacji i szkoleń zawodowych;
  • Informacja o poprzednich miejscach zatrudnienia (jeśli kandydat był wcześniej zatrudniony);
  • Samoocena umiejętności wymaganych na danym stanowisku (np. IT, języki)
  • Podstawowe informacje i oczekiwania (np. pensja) w odniesieniu do danego stanowiska (w zależności od określonego przypadku);
  • Życiorys i podanie kandydata, ewentualnie nagranie wideo z rozmowy kwalifikacyjnej;
  • Dane techniczne (nazwa użytkownika i hasło);
  • Dane medycyny pracy w ograniczonym zakresie (wedle zastosowania);

Dodatkowo w przypadku kandydatów z USA:

Dodatkowo w przypadku kandydatów składających podanie na stanowisko w USA i/lub Kanadzie:

For the candidates to be hired to a job position in the US and/or Canada additionally also the following onboarding information:

Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych osobowych kandydatów?

Spółka Konecranes Plc (założona w Finlandii spółka matka w Grupie Konecranes) przyjmuje całkowitą odpowiedzialność i posiada najwyższą moc decyzyjną. Spółka Konecranes Global Corporation (założona w Finlandii) przyjmuje ograniczoną odpowiedzialność za scentralizowane systemy IT/aplikacje Grupy Konecranes (włączając podwykonawstwo) oraz za transgraniczne przekazywanie danych osobowych poza terytorium UE/EOG.

Można się z nami skontaktować pod adresem e-mail: data.protection(at)konecranes.com

Na jakiej podstawie dane osobowe kandydatów są wykorzystywane?

Opieramy się na trzech podstawach prawnych, zezwalających nam lub wymagających od nas przetwarzania danych osobowych kandydatów:

  • Zgoda przekazana nam przez kandydata;
  • Wypełnienie naszych obowiązków prawnych i wykonanie praw przysługujących kandydatom do pracy; oraz
  • uzasadnione interesy firmy związane z realizacją procesów biznesowych w ramach rekrutacji (np. wstępna analiza potencjalnych kandydatów i procesy wspierające rekrutację z użyciem zasobów IT)

Dlaczego dane osobowe kandydatów są przetwarzane?

Zasadniczo musimy przetwarzać dane osobowe kandydatów w celu umożliwienia i realizacji procesu rekrutacji (w tym usług wsparcia, np. w zakresie IT) personelu do Grupy Konecranes.
 W szczególności wykorzystujemy dane osobowe kandydatów do następujących celów:
1) Wstępna analiza potencjalnych kandydatów;
2) Zarządzanie rekrutacją i talentami (w tym danymi i dokumentami);
3) Raporty i analizy;
4) Produkcja, zarządzanie, utrzymanie oraz badania i rozwój w zakresie procesów, usług IT i infrastruktury;
5) Zarządzanie dostępem;
6) Organizacja wydarzeń
7) Wysyłanie biuletynów i wiadomości dotyczących ogłoszeń o pracę, aktualności z życia firmy, wydarzeń rekrutacyjnych i historii dotyczących kariery
8) Archiwizacja nieaktywnych danych osobowych w zakresie innych celów wykorzystania i określonych przepisów dotyczących przechowywania;
9) Wypełnianie i/lub obrona praw i obowiązków pracodawcy;
10) Zapewnienie spójności środowiska biznesowego i procesów w Grupie KC (w tym monitorowanie systemów/bezpieczeństwa na potrzeby zapobiegania przypadkom niewłaściwego użycia lub analizy takich przypadków).

Jeśli istnieje wstępnie określony wymóg (np. dotyczący edukacji, umiejętności itp.) dla danego procesu rekrutacyjnego/stanowiska, kandydat może zostać automatycznie sklasyfikowany w oparciu o taki wymóg. Na przykład, kandydaci bez wymaganej edukacji mogą zostać automatycznie odrzuceni w ramach procesu rekrutacyjnego. Ta kategoryzacja może mieć istotne konsekwencje dla kandydata, ponieważ może on zostać zdyskwalifikowany w ramach selekcji na stanowisko, o które się ubiega.

Jakie korzyści wynikają dla kandydata z przetwarzania danych osobowych?

Nasze wykorzystanie danych osobowych kandydatów umożliwia i wspiera sprawiedliwe i efektywne rozpatrzenie podań kandydatów. Ponadto w przypadku pozytywnego wyniku rekrutacji przetwarzanie danych osobowych kandydatów zapewnia im korzyści wynikające z zatrudnienia (np. wynagrodzenie), zawodowe (np. doświadczenie zawodowe i szkolenia) i społeczne (np. interakcje i współpraca z innymi pracownikami).

Jakie prawa przysługują kandydatowi?

Kandydat ma zawsze prawo:

  • Cofnąć zgodę, na której opiera się przetwarzanie danych osobowych kandydata; oraz
  • Sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych osobowych na podstawie naszych uzasadnionych interesów;

Ponadto w każdym momencie kandydat ma prawo do:

  • Uzyskania dostępu do swoich danych osobowych;
  • Weryfikacji poprawności swoich danych osobowych;
  • Uzupełnienia, modyfikacji lub usunięcia swoich niekompletnych, nieprawidłowych lub przedawnionych danych osobowych na własną prośbę; oraz
  • Ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych w określonych okolicznościach;
  • Bycia zapomnianym przez nas w określonych okolicznościach;
  • Otrzymania swoich danych osobowych, które zostały nam przekazane, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie do odczytu komputerowego oraz prawo do przekazania tych danych innemu administratorowi danych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody udzielonej nam przez kandydata; oraz
  • Złożenia skargi przed organem nadzorczym.

Kandydat może oczekiwać wypełnienia powyższych praw, wysyłając do nas wiadomość e-mail na adres data.protection(a)konecranes.com lub wypełniając formularz w

Jakie niekorzystne skutki może mieć dla kandydata przetwarzanie danych? Jak te skutki są ograniczane?

Zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów prawa dotyczących ochrony danych przeprowadziliśmy wnikliwą analizę czynników ryzyka mogących wynikać z naszego przetwarzania danych kandydatów dla praw i swobód kandydatów.

Podobnie jak w każdym przetwarzaniu danych, również w naszym przypadku mogą wystąpić czynniki ryzyka dotyczące przede wszystkim

  • poziomu poufności danych osobowych;
  • ogólnych kwestii bezpieczeństwa danych; oraz
  • niemożności uzyskania dostępu do naszych systemów i usług.

Ustalono jednak, że czynniki te mają niskie ryzyko, a ich wystąpienie jest mało prawdopodobne. Ponadto czynnie ograniczamy te czynniki ryzyka m.in. poprzez:

  • regularne szkolenia naszego personelu kadrowego i przetwarzającego dane;
  • udostępnianie i opracowywanie szczegółowych instrukcji; oraz
  • wdrażanie i doskonalenie naszych praktyk w zakresie bezpieczeństwa danych.

W jaki sposób dane kandydatów są pozyskiwane i gromadzone?

Pozyskujemy dane osobowe kandydatów:

  • bezpośrednio od kandydatów;
  • od poprzednich pracodawców kandydatów;
  • od innych pracowników Konecranes (np. personelu wspierającego pracę działu HR); lub
  • z zewnętrznych zasobów wspierających procesy biznesowe Konecranes (np. osób prowadzących rekrutację); oraz
  • ze źródeł publicznych.

Czy dane osobowe kandydatów są przekazywane poza UE/EOG?

Tak, w zależności od poszczególnych przypadków możemy przekazywać dane osobowe kandydatów poza terytorium UE/EOG w obrębie naszej grupy spółek, ale również do naszych zewnętrznych partnerów biznesowych, którzy świadczą usługi na naszą rzecz.

Dane osobowe kandydatów mogą być przekazywane do następujących krajów w celu przetwarzania:

Kto jeszcze przetwarza dane osobowe kandydatów?

Współpracujemy z rzetelnymi podwykonawcami świadczącymi na naszą rzecz m.in. usługi IT lub usługi rekrutacyjne w celu umożliwienia nam przetwarzania danych osobowych – usługi te obejmują m.in. różne rodzaje infrastruktury, oprogramowanie i aplikacje wykorzystywane rutynowo w przetwarzaniu danych kontaktowych w obrębie globalnych grup spółek.

 

 

Kto jeszcze otrzymuje dane osobowe kandydatów?

Nie ujawniamy danych kandydatów w trybie poza naszą skuteczną kontrolą, o ile nie wymagają tego przepisy prawa w przypadku, gdy ujawnienia danych zażąda od nas sąd, policja lub inny organ ścigania.

Ponadto dane kandydatów mogą zostać ujawnione w ograniczonym zakresie naszym zaufanym partnerom biznesowym.

Jak dane kandydatów są zabezpieczane?

Dane osobowe kandydatów są chronione za pomocą środków technicznych i organizacyjnych przed przypadkowym i/lub niezgodnym z prawem ujawnieniem, dostępem, zmianą, zniszczeniem lub innym rodzajem przetwarzania, w tym przed nieuprawnionym ujawnieniem lub przekazaniem.

Środki te obejmują m.in. prawidłowe ustawienia zapory firewall, prawidłowe szyfrowanie telekomunikacji i wiadomości, a także wykorzystanie bezpiecznego i monitorowanego sprzętu i serwerowni. Bezpieczeństwo danych jest szczególnie istotną kwestią, gdy strony trzecie (np. podwykonawcy przetwarzający dane) dostarczają nam i wdrażają systemy i usługi IT.

Wymogi w zakresie bezpieczeństwa danych są sumiennie przestrzegane w zarządzaniu dostępem do systemów IT i monitorowaniu dostępu do systemów IT. Personal przetwarzający dane osobowe kandydatów w ramach swych obowiązków jest odpowiednio przeszkolony i poinstruowany w zakresie ochrony danych i zagadnień bezpieczeństwa danych.

Jak długo dane osobowe kandydatów są przechowywane i wykorzystywane?

Nie dłużej niż dwanaście (12) miesięcy („Ogólny okres przechowywania”) od:

1) Decyzji o rekrutacji (w odniesieniu do konkretnego procesu rekrutacyjnego/stanowiska); LUB
2) Pozyskania danych kandydata w przypadku ogólnej rekrutacji;


o ile inaczej nie wymaga lub nie zezwala:

 

1) Obowiązujący przepis prawny;
LUB
2) Zgoda udzielona przez kandydata.

Okres przechowywania danych kandydata może zostać przedłużony w związku ze zgłoszeniem, dochodzeniem lub odpieraniem roszczenia prawnego lub w związku z przeprowadzaniem przez Grupę wewnętrznego dochodzenia.

Wyjątki od powyższego mają zastosowanie w Kanadzie, Finlandii, Niemczech i USA, jak określono poniżej.

Czy współpraca jest możliwa bez przetwarzania danych osobowych kandydata?

Kandydat udostępnia swoje dane osobowe dobrowolnie, lecz są one konieczne do realizacji procesu rekrutacyjnego i ewentualnego zawarcia z nami umowy o pracę.