Informacja o ochronie danych kandydatów do pracy

• Podstawowe dane personalne;
• Dane kontaktowe;
• Zgoda przekazana nam przez kandydata;
• Informacje na temat edukacji i szkoleń zawodowych;
• Informacja o poprzednich miejscach zatrudnienia (jeśli kandydat był wcześniej zatrudniony);
• Samoocena umiejętności wymaganych na danym stanowisku (np. IT, języki)
• Podstawowe informacje i oczekiwania (np. pensja) w odniesieniu do danego stanowiska (w zależności od określonego przypadku);
• Życiorys i podanie kandydata, ewentualnie nagranie wideo z rozmowy kwalifikacyjnej;
• Dane techniczne (nazwa użytkownika i hasło);
• Dane medycyny pracy w ograniczonym zakresie (wedle zastosowania);

Dodatkowo w przypadku kandydatów z USA:

• Imię i nazwisko przełożonego w poprzedniej pracy;
• Adres i numer telefonu poprzedniego pracodawcy;

Dodatkowo w przypadku kandydatów składających podanie na stanowisko w USA i/lub Kanadzie:

• Numer ubezpieczenia społecznego;
• Wiek;
• Płeć;
• Rasa;
• Pochodzenie etniczne;
• Status kombatanta;
• Dobrowolne oświadczenie kandydata o niepełnosprawności;
• Oczekiwania dotyczące wynagrodzenia;
• Oświadczenie o złożeniu podania o pracę;
• Referencje (imię i nazwisko, adres e-mail i numer telefonu);
• Informacje o krewnych pracujących dla Konecranes (imię i nazwisko, rodzaj pokrewieństwa, miejsce pracy);
• Oświadczenie o gotowości do rozmowy rekrutacyjnej i/lub poddania się testom wykrywania narkotyków/badaniu alkomatem;
• Informacja o zwolnieniu z pracy lub przeniesieniu na inne stanowisko;
• Sponsorowanie wniosku o wizę z prawem do pracy;
• Obywatelstwo i pozwolenie na pracę w USA;
• Aktualna umowa o zakazie konkurencji i inne ograniczające umowy bądź porozumienia;
• Opcjonalne dane dotyczące weryfikacji przysługiwania stanowej ulgi podatkowej:
  • Warunkowe zaświadczenie od stanowej agencji pracy (SWA – State Workforce Agency) lub członka lokalnej agencji w odniesieniu do ulgi podatkowej przysługującej w związku z zatrudnieniem określonych osób;
  • Służba wojskowa trwająca 180 dni lub dłużej;
  • Beneficjent zapomogi gotówkowej (AFDC/TANF);
  • Beneficjent zapomogi na opiekę nad dzieckiem, mieszkanie lub transport;
  • Osoba skazana za przestępstwo lub osoba z karą w zawieszeniu;
  • Beneficjent uzupełniającego zasiłku z ubezpieczeń społecznych;
  • Korzystanie z usług rehabilitacji zawodowej;
  • Osoba otrzymująca kupony na żywność;
  • Długotrwałe bezrobocie;

For the candidates to be hired to a job position in the US and/or Canada additionally also the following onboarding information:

• Full Legal Name;
• Date of Birth;
• Former/Alternative names;
• Current mailing address (street address or post box, city, state, zip);
• Family member name and nature of the relationship;
• Marital status;
• Driver's license number, issuing state, expiration date;
• Employee payroll identification number (ssn);
• Routing/transit/aba no.;
• Bank account number;
• Bank account holder's name;
• Bank name;
• Type of deposit;
• Type of account;
• Checking/savings from salary;
• Employee file number;
• Bank telephone number;
• Bank transit number;

Spółka Konecranes Plc (założona w Finlandii spółka matka w Grupie Konecranes) przyjmuje całkowitą odpowiedzialność i posiada najwyższą moc decyzyjną. Spółka Konecranes Global Corporation (założona w Finlandii) przyjmuje ograniczoną odpowiedzialność za scentralizowane systemy IT/aplikacje Grupy Konecranes (włączając podwykonawstwo) oraz za transgraniczne przekazywanie danych osobowych poza terytorium UE/EOG.

Można się z nami skontaktować pod adresem e-mail: data.protection(at)konecranes.com

Opieramy się na trzech podstawach prawnych, zezwalających nam lub wymagających od nas przetwarzania danych osobowych kandydatów:

• Zgoda przekazana nam przez kandydata;
• Wypełnienie naszych obowiązków prawnych i wykonanie praw przysługujących kandydatom do pracy; oraz
• uzasadnione interesy firmy związane z realizacją procesów biznesowych w ramach rekrutacji (np. wstępna analiza potencjalnych kandydatów i procesy wspierające rekrutację z użyciem zasobów IT)

Zasadniczo musimy przetwarzać dane osobowe kandydatów w celu umożliwienia i realizacji procesu rekrutacji (w tym usług wsparcia, np. w zakresie IT) personelu do Grupy Konecranes.
 W szczególności wykorzystujemy dane osobowe kandydatów do następujących celów:
1) Wstępna analiza potencjalnych kandydatów;
2) Zarządzanie rekrutacją i talentami (w tym danymi i dokumentami);
3) Raporty i analizy;
4) Produkcja, zarządzanie, utrzymanie oraz badania i rozwój w zakresie procesów, usług IT i infrastruktury;
5) Zarządzanie dostępem;
6) Organizacja wydarzeń
7) Wysyłanie biuletynów i wiadomości dotyczących ogłoszeń o pracę, aktualności z życia firmy, wydarzeń rekrutacyjnych i historii dotyczących kariery
8) Archiwizacja nieaktywnych danych osobowych w zakresie innych celów wykorzystania i określonych przepisów dotyczących przechowywania;
9) Wypełnianie i/lub obrona praw i obowiązków pracodawcy;
10) Zapewnienie spójności środowiska biznesowego i procesów w Grupie KC (w tym monitorowanie systemów/bezpieczeństwa na potrzeby zapobiegania przypadkom niewłaściwego użycia lub analizy takich przypadków).

Jeśli istnieje wstępnie określony wymóg (np. dotyczący edukacji, umiejętności itp.) dla danego procesu rekrutacyjnego/stanowiska, kandydat może zostać automatycznie sklasyfikowany w oparciu o taki wymóg. Na przykład, kandydaci bez wymaganej edukacji mogą zostać automatycznie odrzuceni w ramach procesu rekrutacyjnego. Ta kategoryzacja może mieć istotne konsekwencje dla kandydata, ponieważ może on zostać zdyskwalifikowany w ramach selekcji na stanowisko, o które się ubiega.

Nasze wykorzystanie danych osobowych kandydatów umożliwia i wspiera sprawiedliwe i efektywne rozpatrzenie podań kandydatów. Ponadto w przypadku pozytywnego wyniku rekrutacji przetwarzanie danych osobowych kandydatów zapewnia im korzyści wynikające z zatrudnienia (np. wynagrodzenie), zawodowe (np. doświadczenie zawodowe i szkolenia) i społeczne (np. interakcje i współpraca z innymi pracownikami).

Kandydat ma zawsze prawo:

• Cofnąć zgodę, na której opiera się przetwarzanie danych osobowych kandydata; oraz
• Sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych osobowych na podstawie naszych uzasadnionych interesów;

Ponadto w każdym momencie kandydat ma prawo do:

• Uzyskania dostępu do swoich danych osobowych;
• Weryfikacji poprawności swoich danych osobowych;
• Uzupełnienia, modyfikacji lub usunięcia swoich niekompletnych, nieprawidłowych lub przedawnionych danych osobowych na własną prośbę; oraz
• Ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych w określonych okolicznościach;
• Bycia zapomnianym przez nas w określonych okolicznościach;
• Otrzymania swoich danych osobowych, które zostały nam przekazane, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie do odczytu komputerowego oraz prawo do przekazania tych danych innemu administratorowi danych, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody udzielonej nam przez kandydata; oraz
• Złożenia skargi przed organem nadzorczym.

Kandydat może oczekiwać wypełnienia powyższych praw, wysyłając do nas wiadomość e-mail na adres data.protection(a)konecranes.com lub wypełniając formularz w

• JEDNAK ZGODNIE Z WYMOGAMI OBOWIĄZUJĄCYCH PRZEPISÓW PRAWNYCH DOTYCZĄCYCH OCHRONY DANYCH SPÓŁKA KONECRANES Z WYPRZEDZENIEM PRZEPROWADZIŁA DOKŁADNY TEST RÓWNOWAGI OCENIAJĄCY PRAWA KANDYDATA I KORZYŚCI KONECRANES, W TEN SPOSÓB SUMIENNIE UWZGLĘDNIAJĄC I ZABEZPIECZAJĄC PRAWA I SWOBODY KANDYDATÓW W KONTEKŚCIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów prawa dotyczących ochrony danych przeprowadziliśmy wnikliwą analizę czynników ryzyka mogących wynikać z naszego przetwarzania danych kandydatów dla praw i swobód kandydatów.

Podobnie jak w każdym przetwarzaniu danych, również w naszym przypadku mogą wystąpić czynniki ryzyka dotyczące przede wszystkim

• poziomu poufności danych osobowych;
• ogólnych kwestii bezpieczeństwa danych; oraz
• niemożności uzyskania dostępu do naszych systemów i usług.

Ustalono jednak, że czynniki te mają niskie ryzyko, a ich wystąpienie jest mało prawdopodobne. Ponadto czynnie ograniczamy te czynniki ryzyka m.in. poprzez:

• regularne szkolenia naszego personelu kadrowego i przetwarzającego dane;
• udostępnianie i opracowywanie szczegółowych instrukcji; oraz
• wdrażanie i doskonalenie naszych praktyk w zakresie bezpieczeństwa danych.

Pozyskujemy dane osobowe kandydatów:

• bezpośrednio od kandydatów;
• od poprzednich pracodawców kandydatów;
• od innych pracowników Konecranes (np. personelu wspierającego pracę działu HR); lub
• z zewnętrznych zasobów wspierających procesy biznesowe Konecranes (np. osób prowadzących rekrutację); oraz
• ze źródeł publicznych.

Tak, w zależności od poszczególnych przypadków możemy przekazywać dane osobowe kandydatów poza terytorium UE/EOG w obrębie naszej grupy spółek, ale również do naszych zewnętrznych partnerów biznesowych, którzy świadczą usługi na naszą rzecz.

• W tym zakresie opieramy się na decyzjach Komisji UE w sprawie adekwatności lub standardowych klauzulach umownych Komisji UE (decyzja Komisji UE nr 2010/87/UE w sprawie danych przekazywanych przez administratora danych do podmiotów przetwarzających dane) jako odpowiednich lub stosownych zabezpieczeniach w odniesieniu do transgranicznego przekazywania danych.

Dane osobowe kandydatów mogą być przekazywane do następujących krajów w celu przetwarzania:

• Australia
• Austria
• Bangladesz
• Belgia
• Brazylia
• Kanada
• Chile
• Chiny
• Czechy
• Dania
• Estonia
• Finlandia
• Francja
• Niemcy
• Grecja
• Węgry
• Indie
• Indonezja
• Włochy
• Japonia
• Korea
• Łotwa
• Litwa
• Malezja
• Meksyk
• Maroko
• Holandia
• Nowa Zelandia
• Norwegia
• Peru
• Filipiny
• Polska
• Portugalia
• Katar
• Rumunia
• Rosja
• Arabia Saudyjska
• Singapur
• Słowacja
• Słowenia
• RPA
• Hiszpania
• Szwecja
• Szwajcaria
• Tajlandia
• Turcja
• Ukraina
• Wielka Brytania
• Zjednoczone Emiraty Arabskie
• Stany Zjednoczone
• Wietnam

Współpracujemy z rzetelnymi podwykonawcami świadczącymi na naszą rzecz m.in. usługi IT lub usługi rekrutacyjne w celu umożliwienia nam przetwarzania danych osobowych – usługi te obejmują m.in. różne rodzaje infrastruktury, oprogramowanie i aplikacje wykorzystywane rutynowo w przetwarzaniu danych kontaktowych w obrębie globalnych grup spółek.

• Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi dotyczącymi ochrony danych zawsze wymagamy od naszych usługodawców przetwarzających dane zawarcia z nami wiążącej umowy o przetwarzaniu danych (np. zgodnie z wymogami RODO).

Nie ujawniamy danych kandydatów w trybie poza naszą skuteczną kontrolą, o ile nie wymagają tego przepisy prawa w przypadku, gdy ujawnienia danych zażąda od nas sąd, policja lub inny organ ścigania.

Ponadto dane kandydatów mogą zostać ujawnione w ograniczonym zakresie naszym zaufanym partnerom biznesowym.

Dane osobowe kandydatów są chronione za pomocą środków technicznych i organizacyjnych przed przypadkowym i/lub niezgodnym z prawem ujawnieniem, dostępem, zmianą, zniszczeniem lub innym rodzajem przetwarzania, w tym przed nieuprawnionym ujawnieniem lub przekazaniem.

Środki te obejmują m.in. prawidłowe ustawienia zapory firewall, prawidłowe szyfrowanie telekomunikacji i wiadomości, a także wykorzystanie bezpiecznego i monitorowanego sprzętu i serwerowni. Bezpieczeństwo danych jest szczególnie istotną kwestią, gdy strony trzecie (np. podwykonawcy przetwarzający dane) dostarczają nam i wdrażają systemy i usługi IT.

Wymogi w zakresie bezpieczeństwa danych są sumiennie przestrzegane w zarządzaniu dostępem do systemów IT i monitorowaniu dostępu do systemów IT. Personal przetwarzający dane osobowe kandydatów w ramach swych obowiązków jest odpowiednio przeszkolony i poinstruowany w zakresie ochrony danych i zagadnień bezpieczeństwa danych.

Nie dłużej niż dwanaście (12) miesięcy („Ogólny okres przechowywania”) od:

1) Decyzji o rekrutacji (w odniesieniu do konkretnego procesu rekrutacyjnego/stanowiska); LUB
2) Pozyskania danych kandydata w przypadku ogólnej rekrutacji;

o ile inaczej nie wymaga lub nie zezwala:

1) Obowiązujący przepis prawny;
LUB
2) Zgoda udzielona przez kandydata.

Okres przechowywania danych kandydata może zostać przedłużony w związku ze zgłoszeniem, dochodzeniem lub odpieraniem roszczenia prawnego lub w związku z przeprowadzaniem przez Grupę wewnętrznego dochodzenia.

Wyjątki od powyższego mają zastosowanie w Kanadzie, Finlandii, Niemczech i USA, jak określono poniżej.

• W Kanadzie: Ogólny okres przechowywania jest zastąpiony okresem przechowywania stosującym się do wszystkich danych kandydatów i wszystkich celów wykorzystania danych, wynoszącym dwadzieścia cztery (24) miesiące od decyzji o rekrutacji w przypadku konkretnego wakatu lub od pozyskania danych kandydata w przypadku ogólnej rekrutacji.
• W Finlandii: poza Ogólnym okresem przechowywania okres przechowywania wszystkich danych kandydatów do celów związanych z wypełnieniem obowiązków przez pracodawcę oraz z prawami kandydatów i pracodawcy (w tym m.in. dotyczącymi zakazu dyskryminacji lub procesów karnych) wynosi dwadzieścia cztery (24) miesiące.
• W Niemczech: Ogólny okres przechowywania jest zastąpiony okresem przechowywania stosującym się do wszystkich danych kandydatów i wszystkich celów wykorzystania danych, wynoszącym sześć (6) miesięcy od decyzji o rekrutacji w przypadku konkretnego wakatu lub od pozyskania danych kandydata w przypadku ogólnej rekrutacji.
• W USA: Ogólny okres przechowywania jest zastąpiony okresem przechowywania stosującym się do wszystkich danych kandydatów i wszystkich celów wykorzystania danych, wynoszącym trzydzieści sześć (36) miesiące od decyzji o rekrutacji w przypadku konkretnego wakatu lub od pozyskania danych kandydata w przypadku ogólnej rekrutacji.

Kandydat udostępnia swoje dane osobowe dobrowolnie, lecz są one konieczne do realizacji procesu rekrutacyjnego i ewentualnego zawarcia z nami umowy o pracę.