Työnhakijoiden tietosuojailmoitus

Voimaantulopäivä: 1.5.2020

Tämän työnhakijoiden tietosuojailmoituksen tarkoituksena on tarjota konsernistamme työpaikkaa hakeville henkilöille tietoja heidän henkilötietojensa käsittelystä ja tietosuojasta. Tämä ilmoitus sisältää yleisen kuvauksen tällaisten henkilötietojen käsittelystä. Siksi tämän työnhakijoiden tietosuojailmoituksen kaikki yksityiskohdat eivät välttämättä päde juuri sinun tapauksessasi. Yleisesti ottaen käsittelemme henkilötietojasi, kuten yhteystietoja sekä koulutustaustaa ja työhistoriaa koskevia tietoja, rekrytointiin liittyvien toimien suorittamiseksi. Henkilötietojen käsittelyprosesseissamme käytetään tekoäly- eli AI-teknologioita.

TÄMÄ ON KÄÄNNÖS. MAHDOLLISISSA RISTIRIIDOISSA NOUDATETAAN ILMOITUKSEN ENGLANNINKIELISTÄ VERSIOTA.

Mitä henkilötietoja käsitellään?

  • perustason yksilöllisiä henkilötietojasi
  • yhteystietojasi
  • meille antamiasi suostumuksia
  • tietoja koulutuksestasi ja ammatillisista koulutuksistasi
  • tietoja aiemmista työpaikoistasi (soveltuvin osin)
  • työtehtävään tarvittavien taitojen (kuten IT- ja kielitaidon) itsearviointeja
  • kyseessä olevaa työtehtävää koskevia olennaisia ominaisuuksia ja pyyntöjä (kuten palkka) tapauksesta riippuen
  • CV:tä, työhakemuksen saatekirjettä ja mahdollista videohaastattelua
  • teknisiä tunnistetietoja (käyttäjänimi ja salasana)
  • rajoitettuja ammattiin liittyviä terveystietoja (soveltuvin osin).

Yhdysvalloissa työnhakijoista käsitellään myös seuraavia tietoja:

Yhdysvalloissa ja/tai Kanadassa työpaikkaa hakevilta käsitellään myös seuraavia tietoja:

Yhdysvalloissa ja/tai Kanadassa työtehtäviin palkattavilta tarvitaan myös seuraavat tiedot:

Kuka on vastuussa henkilötietojeni käsittelemisestä?

Kokonaisvastuu ja ylin päätösvalta on Konecranes Oyj:llä, joka on Konecranes-konsernin emoyhtiö. Konecranes Globalilla (sijaintipaikka Suomi) on rajoitettu vastuu Konecranes-konsernin keskitetyistä IT-järjestelmistä ja -sovelluksista (mukaan lukien alihankinta) sekä henkilötietojen kansainvälisistä siirroista EU:n/ETA:n ulkopuolelle.

Voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen data.protection(a)konecranes.com

Mikä sallii henkilötietojeni käyttämisen?

Luotamme kolmeen lailliseenperusteeseen, jotka sallivat henkilötietojesi käsittelemisen tai edellyttävät sitä:

  • meille antamasi suostumus
  • pakottavien laillisten velvoitteiden ja sinun laillisten oikeuksiesi täyttäminen liittyen asemaasi työnhakijana
  • oikeutettu etumme rekrytointiin liittyvien liiketoimintaprosessien mahdollistamiseen (esimerkiksi potentiaalisten työnhakijoiden etukäteisanalysointi ja rekrytoinnin tukeminen IT-resurssien avulla).

Miksi henkilötietojani käsitellään?

Yleisesti ottaen henkilötietojasi on käsiteltävä, jotta voimme mahdollistaa ja varmistaa henkilöstön rekrytoinnin (mukaan lukien IT- ja vastaavat tukipalvelut) Konecranes-konsernin palvelukseen.
Tarkemmin käytämme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:
1) mahdollisten työnhakijoiden etukäteisanalysointi
2) rekrytointi ja osaamisen hallinta (mukaan lukien tietojen ja asiakirjojen hallinta)
3) raportointi ja analytiikka
4) prosessien, IT-palvelujen ja infrastruktuurin tuotanto, hallinta, ylläpito ja kehitys
5) käyttöoikeuksien hallinta
6) tapahtumien järjestäminen
7) Työpaikkailmoituksia koskevien uutiskirjeiden ja viestien lähettäminen, työnhakijoille suunnatuista tapahtumista tiedottaminen sekä yhtiötä koskevien uutisten ja uratarinoiden jakaminen.
8) ei-aktiivisten henkilötietojen arkistointi muita käyttötarkoituksia varten ja määritettyjen tietojensäilytyssääntöjen mukaisesti
9) työntekijää koskevien oikeuksien ja velvoitteiden täyttäminen ja/tai puolustaminen

10) Konecranes-konsernin liiketoimintaympäristön ja -prosessien eheyden varmistaminen (mukaan lukien järjestelmien/tietoturvan valvonta väärinkäytön ehkäisemiseksi tai väärinkäyttötapausten tutkimiseksi).

Jos tiettyyn avoimeen työpaikkaan liittyy ennalta määritetty vaatimus (esimerkiksi tietty koulutustaso tai osaaminen), sinut saatetaan automaattisesti luokitella tämän vaatimuksen perusteella. Esimerkiksi vailla tiettyä vaadittua koulutusta olevat hakijat saatetaan automaattisesti hylätä rekrytointiprosessista. Huomaa, että tällä luokittelulla voi olla merkittäviä seurauksia, sillä sinut saatetaan hylätä hakemaasi työtehtävään harkittavien ehdokkaiden joukosta.

Kuinka hyödyn henkilötietojeni käsittelystä?

Henkilötietojesi käyttämisen ansiosta voimme käsitellä työhakemuksesi oikeudenmukaisesti ja tehokkaasti. Lisäksi jos tulet valituksi työtehtävään, työnhakijana antamiesi tietojen käsittelystä on sinulle erilaisia hyötyjä, kuten taloudellisia (esim. palkka), ammatillisia (esim. työkokemus ja koulutus) ja yhteisöllisiä (esim. vuorovaikutus ja yhteistyö kollegoiden kanssa) hyötyjä.

Mitä oikeuksia minulla on?

Sinulla on milloin tahansa oikeus

Sinulla on milloin tahansa myös oikeus

  • saada pääsy henkilötietoihisi
  • vahvistaa henkilötietojesi virheettömyys
  • pyytää epätäydellisten, virheellisten tai vanhentuneiden henkilötietojen korjaamista, muuttamista tai poistamista
  • tietyissä olosuhteissa rajoittaa henkilötietojesi käsittelemistä
  • tietyissä olosuhteissa tulla poistetuksi kokonaan tiedoistamme
  • vastaanottaa meille antamasi henkilötiedot rakenteellisessa, yleisesti käytetyssä ja koneluettavassa muodossa ja lähettää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu meille antamaasi suostumukseen
  • tehdä valitus valvovalle viranomaiselle.

 Voit käyttää näitä oikeuksiasi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen data.protection(a)konecranes.com tai täyttämällä tämän lomakkeen

Mitä haitallisia vaikutuksia tietojen käsittelemisestä voi minulle aiheutua? Miten näitä vaikutuksia ehkäistään?

Pakottavien tietosuojalakien velvoittamana olemme suorittaneet kattavan analyysin niistä riskeistä, joita työnhakijoiden tietojen käsittelystä voi olla oikeuksillesi ja vapauksillesi.

Kaikessa tietojen käsittelemisessä on tiettyjä riskejä, jotka liittyvät lähinnä

  • henkilötietojen luottamuksellisuuden tasoon
  • yleisiin tietoturvaseikkoihin  
  • siihen, että et voi käyttää järjestelmiämme ja palvelujamme.

Näiden riskien taso on kuitenkin tunnistettu alhaiseksi ja niiden toteutuminen epätodennäköiseksi. Lisäksi ehkäisemme näitä riskejä aktiivisesti muun muassa

  • henkilöstöhallinnasta ja tietojen käsittelemisestä vastaavan henkilöstön jatkuvalla kouluttamisella
  • tarjoamalla ja kehittämällä yksityiskohtaista ohjeistusta
  • ottamalla käyttöön ja tehostamalla tietoturvakäytäntöjämme.

Mistä tietojani kerätään ja hankitaan?

Henkilötietojasi kerätään

  • suoraan sinulta
  • aiemmilta työnantajiltasi
  • Konecranesin henkilöstöltä (kuten henkilöstöhallinnan tukihenkilöstöltä)
  • Konecranesin liiketoimintaprosesseja tukevilta ulkoisilta resursseilta (kuten rekrytoijilta)
  • julkisista lähteistä.

Siirretäänkö henkilötietojani EU:n/ETA:n ulkopuolelle?

Kyllä. Tapauksesta riippuen saatamme siirtää henkilötietojasi EU:n/ETA:n ulkopuolelle konsernin sisällä mutta myös ulkoisille liikekumppaneillemme, jotka tarjoavat meille palveluja.

Henkilötietojasi saatetaan siirtää käsiteltäväksi seuraaviin maihin:

Kuka muu käsittelee henkilötietojani?

Hankimme luotettavilta alihankkijoilta esimerkiksi IT-palveluja tai rekrytointipalveluja henkilötietojen käsittelemiseen. Näihin palveluihin voi kuulua rajoituksetta sellaisten infrastruktuurin, ohjelmistojen ja sovellusten toimittaminen, joita kansainvälisissä konserneissa käytetään rutiininomaisesti

 

 

Kuka muu vastaanottaa henkilötietojani?

Emme luovuta tietojasi oman hallintamme ulkopuolelle, jollei tuomioistuin, poliisiviranomainen tai muu lainvalvontaelin siihen meitä velvoita.

Tietojasi voidaan myös rajoitetussa määrin luovuttaa luotetuille liiketoimintakumppaneillemme.

Miten tietoni suojataan?

Henkilötietojasi suojataan teknisillä ja organisatorisilla keinoilla tapaturmaiselta ja/tai laittomalta käyttämiseltä, muuntamiselta, tuhoamiselta tai muulta käsittelyltä, kuten paljastamiselta ja siirtämiseltä.

Näitä keinoja ovat esimerkiksi asianmukaisen palomuurin käyttäminen, tietoliikenteen ja viestien salaaminen sekä suojattujen ja valvottujen laitteiden ja palvelinhuoneiden käyttäminen. Tietoturvaan kiinnitetään erityistä huomiota etenkin silloin, kun IT-järjestelmien ja -palvelujen tarjoamisesta ja käyttöönotosta huolehtivat kolmannet osapuolet, kuten tietojen käsittelyä tarjoavat alihankkijat.

Tietoturvaan liittyvien vaatimusten noudattamista valvotaan IT-järjestelmien käyttöoikeuksien hallinnalla ja niiden käytön valvonnalla. Henkilötietojasi käsittelevä henkilökunta on koulutettu ja ohjeistettu tietojen suojaamiseen ja turvaamiseen.

Miten kauan henkilötietojani säilytetään ja käytetään?

Korkeintaan 12 kuukautta (”yleinen säilytysaika”), joka lasketaan

1) rekrytointipäätöksestä (tietyn avoimen työpaikan tapauksessa) TAI
2) työnhakijann tietojen keräämisestä avoimen työhakemuksen tapauksessa,

jollei sitä muulla tavoin rajoiteta tai sallita

1) missä tahansa sovellettavassa laissa
TAI
2) omalla suostumuksellasi.

Työnhakijoidenn tietojen säilytysaikaa voidaan milloin tahansa pidentää, jos sitä vaaditaan kannevaatimusten ajamiseksi tai niiltä puolustautumiseksi tai konsernin sisäisten tutkimusten suorittamiseksi.

Tässä kuvataan Kanadassa, Suomessa, Saksassa ja Yhdysvalloissa voimassa olevat poikkeukset yllä olevaan.

Onko liiketoiminta mahdotonta ilman henkilötietojen käsittelemistä?

Henkilötietojen luovuttaminen on vapaaehtoista, mutta se on tarpeellista, jotta voimme viedä rekrytointiprosessia eteenpäin ja mahdollistaa työsopimuksen tekemisen kanssamme.